Как выступить с презентацией: структура, слайды и речь

Как выступать с презентацией так, чтобы её дослушали? Чаще всего презентация на работе выглядит одинаково: двадцать слайдов с текстом, человек стоит к залу боком и читает их вслух. «Вот здесь у нас цифры… вот тут график… вот, собственно, и всё». Через пять минут половина зала смотрит в телефоны.

Хорошая деловая презентация устроена иначе. Слайды поддерживают говорящего, а главное звучит голосом. Ниже — как это собрать: от цели до последнего слайда.

Начни с цели

Прежде чем открывать программу для слайдов, ответь на два вопроса.

• Что должно произойти после выступления? Утвердить бюджет, выбрать подрядчика, запустить проект, поменять процесс. У деловой презентации почти всегда есть решение, ради которого она делается.
• Кто будет слушать? Руководитель, которому нужны цифры и риски. Коллеги из соседнего отдела, которым нужно понять, как это коснётся их. Клиент, которому важен результат для него.

Ответы на эти вопросы определяют всё остальное: что войдёт в презентацию, а что останется в приложении.

Структура: проблема — решение — выгода

Для презентации проекта удобна классическая схема из трёх частей. На ней построено упражнение «Проблема — решение — выгода».

1. Проблема. Что сейчас не так. Конкретно, с фактами: «Заявки с сайта обрабатываются в среднем два дня, за это время часть клиентов уходит к конкурентам».
2. Решение. Что ты предлагаешь. Коротко и понятно: «Подключить автоматическое распределение заявок между менеджерами».
3. Выгода. Что изменится. Лучше с цифрой или понятным результатом: «Заявку будут брать в работу в течение часа».

После выгоды — следующий шаг: что нужно от зала. «Прошу утвердить бюджет на внедрение» или «Предлагаю запустить пилот в одном отделе».

Если проблему зал и так хорошо знает, её можно уложить в один слайд. Если не знает — на ней стоит задержаться, иначе решение будет выглядеть ненужным.

Слайды, которые помогают

Одна мысль на слайд

У каждого слайда должен быть ответ на вопрос «что я хочу этим сказать?». Если ответа два — это два слайда. Если ответа нет — слайд лишний.

Заголовок-вывод

Вместо «Продажи за квартал» напиши «Продажи выросли после запуска рассылки». Тогда слушатель понимает главное, даже если не успел рассмотреть график.

Минимум текста

Текст на слайде конкурирует с твоим голосом. Люди начинают читать и перестают слушать. Оставь на экране цифру, график, схему, картинку, короткую фразу. Всё остальное — в твоей речи.

Детали — в приложение

Таблицы, расчёты, подробные данные вынеси в конец или в отдельный файл, который отправишь после встречи. Если спросят — покажешь.

Как рассказывать по слайдам

Сначала мысль, потом слайд

Сильный приём: сначала скажи, о чём следующий слайд, и только потом переключай. «Посмотрим, что изменилось после запуска рассылки» — щелчок — «Продажи выросли на треть». Так зал готов к тому, что увидит, и ты не говоришь «вот» каждый раз, когда появляется новая картинка.

Говори залу

Посмотри на слайд, чтобы сориентироваться, — и повернись к слушателям. Объясняй своими словами. Если хочется читать слайд дословно, значит, на нём слишком много текста.

Связки вместо «вот»

Слово «вот» в презентации обычно работает как переход: «вот, следующий слайд», «вот, тут видно». Замени его связками, которые объясняют логику: «поэтому», «в результате», «что это значит для нас», «теперь о сроках».

Ведущий вопрос

Перед сложным слайдом задай вопрос, на который он отвечает: «Сколько это будет стоить?» Пауза — щелчок — ответ. Вопрос возвращает внимание даже тех, кто отвлёкся.

Техника на месте

Даже хорошая презентация может споткнуться о мелочи. Проверь их заранее.

• Файл в двух местах. На флешке и в облаке или в почте. Если презентация сделана в онлайн-сервисе, сохрани копию в PDF на случай, если в переговорной не будет интернета.
• Кликер или помощник. Бегать к ноутбуку на каждом слайде неудобно, и это разрывает контакт с залом. Если кликера нет, договорись с коллегой, что он будет переключать по кивку.
• Где стоять. Сбоку от экрана, лицом к залу, так, чтобы не перекрывать изображение. Ноутбук с режимом докладчика перед тобой, если такой есть: там видно следующий слайд и заметки.
• Пробный щелчок. Перед началом пролистай пару слайдов, проверь, что шрифты не поехали, а видео запускается.

Чем меньше сюрпризов с техникой, тем меньше поводов для растерянного «вот, секунду, сейчас».

Было → стало

Было: Вот, это наш следующий слайд, вот, здесь у нас, ну, данные по продажам за квартал.
Стало: За квартал продажи выросли на треть, и почти весь рост пришёлся на клиентов из рассылки.

Было: Вот, тут, в общем, такая схема, вот, сейчас объясню, вот.
Стало: Как заявка попадает к менеджеру — на схеме три шага.

Было: Ну, вот, собственно, и всё, вот, спасибо.
Стало: Прошу утвердить пилот в отделе продаж с первого числа. Готов ответить на вопросы.

Время и репетиция

Ориентир для рабочей презентации — около минуты на слайд, но это очень приблизительно: на сложный график уйдёт больше, на титульный — несколько секунд. Узнай заранее, сколько у тебя времени, и уложись с запасом. Если отвели двадцать минут, готовь выступление на пятнадцать — остальное уйдёт на вопросы.

Как репетировать:

1. Прогон вслух со слайдами. Без пропусков, с таймером, стоя.
2. Прогон без слайдов. Если без экрана рассказать проект не получается, тему ты пока знаешь хуже, чем слайды.
3. Запись. Послушай, сколько раз звучит «вот» на переходах и где ты читаешь с экрана.
4. Короткая версия. Перескажи всю презентацию за минуту по схеме «проблема — решение — выгода». Это пригодится, если время урежут прямо на встрече. Минутную версию удобно проверить в Эээкзамене: вытянуть билет, проговорить и посмотреть, сколько паразитов насчитает комиссия.

Как открыть выступление первой фразой, разобрано в статье как начать выступление, а к вопросам из зала поможет подготовиться разбор ответов на вопросы после выступления.

Типичные ошибки

• Слайды вместо выступления. Читать с экрана то, что зал уже прочитал сам.
• Хронология вместо сути. «Сначала мы собрали данные, потом…» — главный вывод появляется на двадцатой минуте.
• Нет просьбы в конце. Зал всё понял, но не знает, что от него хотят.
• Мелкий шрифт и плотные таблицы. С дальнего ряда не видно, зал перестаёт пытаться.
• Извинения за слайды. «Тут плохо видно, но…» — лучше убрать такой слайд или увеличить.
• Финал «вот, как-то так». Закончи просьбой или выводом, голосом вниз. Подробнее — в статье как закончить выступление.

Частые вопросы

Как рассказывать презентацию, чтобы не читать слайды?

Оставь на слайдах минимум текста: цифры, графики, короткие заголовки. Тогда читать будет нечего, и придётся объяснять своими словами. Помогает правило «сначала мысль, потом слайд»: ты говоришь, о чём следующий экран, и только затем переключаешь.

Как выступать с презентацией проекта перед руководством?

Начни с решения, которое нужно от руководства, и с проблемы, которую оно решает. Дальше — решение, выгода, сроки и риски. Подробности держи в приложении: руководитель спросит, если они нужны.

Сколько слайдов делать на 10 минут?

Ориентир — около десяти, но всё зависит от содержания. Лучше меньше слайдов, на каждом из которых одна ясная мысль. Проверь на прогоне с таймером.